Hoe zal ik een Geregistreerd kassasysteem gebruiken?

Hoe zal ik een Geregistreerd kassasysteem gebruiken?

Het kasticket van een geregistreerd kassasysteem.

Zodra de drempel van 25.000 eur bereikt is, zal de belastingplichtige verplicht worden een BTW-kasticket te gebruiken d.m.v. een geregistreerd kassasysteem met de volgende omschrijvingen : De uitgebreide technische toelichting van het geregistreerde kassasysteem en het koninklijk besluit van 30.12.2009 bepaalt waaraan een geregistreerd kassasysteem binnen de horecasector zal moeten voldoen. Er wordt hier daarom verwezen naar de circulaire AAFisc nr. 33/2016 (nr. E.T. 124.747) dd. 08.11.2016.

Zo dient het kasticket op zijn minst de volgende elementen te bevatten (z. artikel 2, 4° van het koninklijk besluit van 30.12.2009 en in functie van de berekening van de controlegegevens door de controlemodule, zoals bepaald in artikel 2, 7°,van dat koninklijk besluit van 30.12.2009):

  • ‘BTW-KASTICKET’;

  • Alle gegevens van de belastingplichtige

  • De datum en het uur van het Btw-kasticket

  • de gebruiker

  • alle aangeslagen handelingen

  • het verschuldigd bedrag, inclusief btw

  • btw-tarief;

  • het bedrag van de verschuldigde btw

  • de korting en teruggegeven bedragen

  • identificatie van de kassa en wanneer de belastingplichtige gebruik maakt van meerdere kassa’s

  • de laatste acht (8) karakters van het algoritme door de kassa aangemaakt

  • de controlegegevens

  • het versienummer van de kassa

  • identificatie van het kassasysteem met het productienummer

  • de inrichting wordt vermeld op het kasticket

  • dienstverrichter

  • domicilie maatschappelijke zetel

  • btw-nummer van de belastingplichtige

Kasticket ongeacht de aard van de aangeslagen verrichtingen

Een kasticket van een geregistreerd kassasysteem zal moeten uitgereikt worden, voor alle verrichtingen die de uitoefening van de economische activiteit omvatten en die verband houden met het verstrekken van maaltijden en dranken, al dan niet verbruikt bij de maaltijd, met inbegrip van alle verkopen van spijzen en dranken binnen de horeca zaak (art. 21bis, § 1, eerste lid, van het koninklijk besluit nr. 1).

Ook wordt de nadruk gelegd dat het uitprinten van het pro forma ticket dat wordt aangemaakt door het geregistreerde kassasysteem niet voldoende is. De klant dient het respectievelijk btw-kasticket van het geregistreerde kassasysteem te ontvangen.

De aandacht wordt gevestigd op het feit dat het kasticket van een geregistreerd kassasysteem zal moeten worden uitgereikt van welke aard ook (bvb : voor levering van meeneemmaaltijden en voor het leveren of leveren van dranken buiten het kader van een maaltijd). Tevens worden alle andere verkopen van spijzen en dranken beoogd (bvb : leveringen van brood in een bakkerij met verbruikszaal).

Vanaf 25.000 euro binnen een restaurant- en cateringdiensten, met uitsluiting van het verschaffen van dranken, moet er voor de verhuur van tafels, stoelen, borden, glazen, personeel voor bediening en dergelijke meer waarvoor er een afzonderlijke prijs wordt aangerekend, enkel kastickets van een geregistreerd kassasysteem uitgereikt worden van zodra de verhuur verband houdt met een evenement waar de belastingplichtige ook restaurant- of cateringdiensten verricht.

Alle andere handelingen buiten de voedingssfeer worden niet beoogd door het geregistreerde kassasysteem. Wel is toegestaan dergelijke handelingen op te nemen in het geregistreerde kassasysteem.

Dit geldt eveneens voor restaurant- en cateringdiensten die in het buitenland handel drijven. De buitenlandse handelingen mogen sowieso op vrijwillige basis, worden opgenomen in het geregistreerde kassasysteem.

Handelingen die buiten de voedingssfeer gebeuren

Wanneer onder één zelfde dak zowel wellness- als restaurantactiviteiten worden verricht, dienen er geen kastickets worden uitgereikt voor de wellnessactiviteit, ook al wordt er een geregistreerd kassasysteem in gebruik genomen. Dit houdt immers geen verband houdend met het verschaffen van maaltijden of dranken.

Handelingen die wel binnen de voedingssfeer vallen

Wanneer een bakker de drempel van 25.000eur overschrijdt die tevens restaurantactiviteiten verricht en daarbij een verbruikssalon uitbaat zal hij hierdoor aan de geregistreerde kassa onderworpen worden. De kastickets met behulp van een geregistreerd kassasysteem zullen worden uitgereikt voor de verkopen in het verbruikssalon en dat voor alle verkopen in de bakkerij.

Voorbeeld bij een feestzaal

Tijdens het uitbaten van een feestzaal wordt de drempel van 25.000 euro aan restaurant- en cateringdiensten overschreden. Het bedrag van de verhuur van de zaal moet enkel op het kasticket vermeld worden van het geregistreerde kassasysteem, wanneer het gaat om een evenement waar de feestzaaluitbater restaurant- of cateringdiensten uitbaat.

Voorbeeld van een meubelzaak

Wanneer er binnen een meubelzaak zich een cafetaria bevindt die de drempel van 25.000 euro aan verrichte restaurantdiensten overschrijdt. Er moeten kastickets d.m.v. een geregistreerd kassasysteem worden uitgereikt voor alle verrichtingen die binnen de cafetaria gebeuren en die verband houden met het verschaffen van maaltijden en dranken. Vanzelfsprekend moet er geen enkel kasticket van een geregistreerd kassasysteem worden uitgereikt voor de verkoop van meubilair

Voorbeeld verkoop bedrijfsmiddelen

Een horecaonderneming, die een geregistreerd kassasysteem gebruikt, heeft een bedrijfswagen in bezit. Bij verkoop van een bedrijfswagen, moet er voor deze uitgaande handeling uiteraard evenmin een kasticket van een geregistreerd kassasysteem uitgereikt worden. En zodoende zal de omzet uit deze verkoop niet wordt opgenomen in de berekening van de drempel.

Uitzondering niet-voedingswinkels

Indien er in een retailzaak een beperkt voedingsassortiment wordt aangeboden, dat door de aard van de producten en hun conditionering niet bedoeld zijn voor onmiddellijke consumptie, hoeft hiervoor een geregistreerd kassasysteem worden gebruikt, wel in zoverre de verkoop van deze handelswaar niet wordt geregistreerd samen met handelingen waarvoor wel de verplichting bestaat een ticket van een geregistreerd kassasysteem uit te reiken.

Uitzondering supermarkten

Somtijds komt het voor dat een supermarkt een ruimte voorziet voor verbruik van spijzen en dranken. De administratie aanvaardt dat het kasticket van het geregistreerd kassasysteem enkel voor de restaurant- en cateringdiensten moet uitgereikt worden. De verkopen, ook van spijzen en dranken, in het winkelgedeelte hoeven evenmin niet opgenomen te worden in het geregistreerd kassasysteem, tenzij de restaurant- en cateringdiensten samen met de verkopen in de winkel worden afgerekend. Nu en dan gebeurt het dat de in de winkel aangekochte spijzen en dranken verbruikt worden in de verbruiksruimte.

Uitzondering automaten

De administratie aanvaardt van automaten, de verstrekte spijzen en dranken voor de toepassing van de btw-tarieven deel uitmaken van een eenvoudige levering, ongeacht dus de plaats waar de automaten staan. Dergelijke leveringen tellen dus niet mee voor de berekening van de drempel. Vanaf het moment 25.000 euro wordt overschreden, zullen er kastickets van een geregistreerd kassasysteem worden uitgereikt voor alle verkopen van spijzen en dranken in desbetreffende inrichting. Om praktische redenen geldt dit niet voor automaten.

Uitzondering internationaal passagiersvervoer

Er moeten geen kastickets van een geregistreerd kassasysteem worden uitgereikt aan boord van een vliegtuig. Evenmin aan boord van een schip of trein moet een een geregistreerd kassasysteem ingezet worden.

Naar hoedanigheid van de klant een kasticket uitreiken.

In tegenstelling tot artikel 22, van het koninklijk besluit nr. 1, voorziet men dat de rekening of het ontvangstbewijs, onder bepaalde voorwaarden, kan vervangen worden door een volledige factuur, artikel 21bis, van het koninklijk besluit nr. 1, deze mogelijkheid weliswaar niet voorziet voor de kastickets van een geregistreerd kassasysteem. D.w.z. het kasticket van een geregistreerd kassasysteem sowieso altijd moet uitgereikt worden en nooit mag vervangen worden door een factuur. Ongeacht de hoedanigheid van de klant zal een kasticket uitgereikt worden. Het uitreiken van een factuur zal het uitreiken van een kasticket van het geregistreerde kassasysteem echter nooit vervangen, zelfs niet wanneer de factuur wordt uitgereikt op het tijdstip van de levering of dienst. Kortom zal het uitreiken van een kasticket van een geregistreerd kassasysteem nooit het uitreiken van een factuur nimmer vervangen.

Uitreiking en tijdstip van het kasticket

Overeenkomstig artikel 21bis, § 1, 2de lid van het koninklijk besluit nr. 1 zal het kasticket van het geregistreerde kassasysteem worden uitgeprint op het tijdstip van de voltooiing van de dienst.

Wat is precies een ‘zwarte doos’?
Een ‘zwarte doos’ is een ‘fiscale data module’ (FDM), ook wel ‘blackbox’ genoemd. Dit kastje wordt gekoppeld aan uw witte kassa en zorgt ervoor dat alle verkopen en manipulaties onuitwisbaar zijn.

Waar moet ik voor oppassen?
Alleen goedgekeurde kassasystemen krijgen een certificaat van de Federale Overheidsdienst Financiën. AST – kassasysteem is gecertificeerd bij de FOD Geregistreerd Kassasysteem

Wat is een ‘witte kassa’?
Een ‘witte kassa’ is de korte benaming voor een ‘geregistreerd kassasysteem’ (GKS). Alle handelingen, van bestelling tot bon, worden geregistreerd conform de wetgeving.

Geldt dit ook voor mijn onderneming?
Wanneer je geen maaltijden serveert of alleen afhaalmaaltijden, dan val je hier buiten. Wanneer je minder dan 25.000 euro omzet per jaar uit maaltijden ter plaatse haalt, dan hoef je evenmin een black box aan te schaffen. Je moet dan wel met BTW-bonnen werken.

Wat moet ik doen met mijn kassabonnen?
Wel of geen GKS, je dient sowieso elk kasticket te bewaren. Dan is een geavanceerd kassasysteem natuurlijk gemakkelijker. Deze kan je eventueel later, wanneer nodig koppelen aan een blackbox (zwarte doos).

Hoe werkt de controle ?
Een witte kassa maakt de controle gemakkelijk zowel voor de fiscus, maar ook voor jou. Even inloggen op de blackbox en de controle is klaar.

Wanneer is de deadline?
De doorvoering van de witte kassa is op 1 januari 2015 ingegaan.

Heb ik zelf ook nog iets aan een witte kassa?
Voor wie is de geregistreerde kassa, of in de volksmond genoemd witte kassa ? Volgens de laatste circulaire is iedere ondernemer die maaltijden ter plaatse laat nuttigen voor een omzet van >25.000 € per jaar, gebonden aan een geregistreerde kassa. Voor startende zaken die maaltijden serveren, legt de overheid dit bedrag sowieso al op naar alle opstartende eetgelegenheden.

Ligt dit bij aanvang budgettair een beetje moeilijk, dan is AST er steeds voor jou om ALTIJD een oplossing te bieden! Via allerlei combinaties is AST de enige binnen de BeneLux die u toch aan een financiering helpt en/of jou van een budgettaire witte kassa voorziet!

Hoe een Witte Kassa te gebruiken ?

Het geregistreerd kassasysteem

AST levert kassasystemen kwalitatief en geheel op maat van jouw onderneming

AST/GKS – Het geregistreerd kassasysteem

  • kassasystemen retail
  • kassasystemen horeca
  • accessoires

Welke geregistreerde kassa kiezen ?

Raadpleeg hier ons advies!  Contact

Het geregistreerd kassasysteem (GKS)

Vanaf 2016 is het geregistreerd kassasysteem of GKS een verplichting binnen de horeca. Een norm die nogal tegenkanting ontvangt, maar die de overheid bijstaat om btw-fraude of andere belastingontduiking de kop in te drukken.

In de regel

Er zijn 2 normen die specificeren of jij ja dan neen met een GKS verder moet :

  • jij verkoopt maaltijden die ter plaatse geconsumeerd worden ?
  • jouw omzet uit de maaltijden genereert meer dan 25.000 euro ?

Beleef hier wat je allemaal moet kennen omtrent de Witte Kassa.

Wat houdt een GKS precies in ?

Een geregistreerd kassasysteem bezit 3 componenten :

  • een gecertificeerde kassa geregistreerd vanuit de overheid
  • FDM of fiscale module, anders verwoorde een black box (controle module)
  • VAT of VSC kaart (Signing Card)

Al die componenten vormen één verbondenheid die van elkaar onlosmakelijk zijn en te samen jouw omzet bepalen tijdens het registreren. AST draagt hierbij zorg voor jouw gecertificeerde kassa met black box. De VSC of Smartcard ontvang jij van de FOD Financiën.

Echter niet alleen de regels zijn van toepassing. Wat moet jouw kassa precies kunnen ? Dat is de cruciale opmerking. Werk jij al dan niet onder tafelbeheer en/of met verscheidene bedienden door elkaar, oftewel een menukaart die al eens kan variëren binnen jouw kassasystemen…? Te samen met jou gaan we op stap naar een geschikte kassa die het meest aanleunt bij jouw onderneming.

Regelgeving sinds 01/07/2016

De nieuwste criteria houdt het volgende in : wie vanaf 01/07/2016 jaarlijks >25.000 euro omzet genereert uit de omzet van maaltijden ter plaatse, is wezenlijk verplicht een witte kassa aan te schaffen.

Met aanvang van 01/12/2017

Foodtruck of mobiele voedselkramen

Vanaf het moment een foodtruck of een mobiel voedselkraam bestek aan zijn gasten uitdeelt, wordt dit aanzien als een infrastructuur om ter plaatse te nuttigen (o.m. met stoelen en tafel en/of balie). Is er achtergrondmuziek of vloerbekleiding, dan geldt dit eveneens als een infrastructurele nuttiging ter plaatse en zal vanzelfsprekend de norm van 12% de toepassing zijn.

Periode als referentie

Wat houdt een referentieperiode in om te bepalen of jij ja dan neen met een geregistreerd kassasysteem moet werken of anders vernoemd GKS ?

  • jij startte voor 31/12/2014 : jij zal zich baseren op de omzetten gegeneerd binnen het kalenderjaar 2015
  • jij starrte tussen 01/01/2015 en 30/06/2015 : jij zal zich baseren op de omzetten binnen de 12 maanden voorafgaandelijk vanaf 01/07/2016
  • jij startte tussen 01/07/2015 en 30/062016 : jij zal zich baseren op de omzetten gegenereerd binnen de 12 maanden voorafgaandelijk naar actieve kalendermaanden vanaf de 2e maand tot en met juni 2016)
  • jij startte na 01/07/2016 : jij zal zich baseren op de prognose binnen jouw businessplan.
  •  

Beleef daarom binnen deze website de geregistreerde kassasystemen van AST, ondersteund d.m.v. een certificaat vanuit de FOD.

Vragen over het GKS ?

Welke vragen over het GKS ?

De witte kassa en haar regels sinds 2016

ALLES wat jij volgens de FOD hoort te kennen omtrent DE WITTE KASSA

  • Alles wat jij zou kennen over de witte kassa

Vanaf januari 2016 is de witte kassa of het geregistreerd kassasysteem (GKS) naar horecazaken wettelijk van kracht. Vanaf dan is het de norm een BTW kasticket aan de gasten te overhandigen. Sinds 2016 is de regelgeving  hier en daar aangepast : wellicht ontliep jij in eerdere dagen aan de witte kassa, maar is dit heden niet meer gangbaar ? Of omgekeerd evenredig. Uit wat bestaan die nieuwe systemen dan ?  En wat kan dit voor jouw onderneming nog een meeropbrengst betekenen? Daarom de regelgeving even geresumeerd.

Betekenis van een Witte Kassa ?

Een Witte Kassa, óók wel eens de geregistreerde kassa genoemd, is een controleorgaan vanuit de overheid opgelegd om fraude en zwartwerk binnen de horeca geheel te bannen.

Het geregistreerd kassasysteem houdt het volgende in :

  1. gecertificeerde kassa
  2. controle module (of black box) óók wel FDM (fiscale module genoemd)
  3. individuele VSC kaart (de VAT signing Card of smartcard)

Ieder apart onderdeel moet geregistreerd zijn bij de FOD financiën

  •  

De kassa registreert alle transacties irreversibel en verhindert daarom eventuele wijzigingen: zo zijn alle verkooptransacties transparant naar de overheid.

Wanneer is de Witte Kassa dan verplicht ?

Aanvankelijk was de witte kassa verplicht naar álle horecazaken vanaf het moment de omzet binnen restaurant- en cateringdiensten minstens al 10% van de totale omzet omvatte.

Echter ! De Raad van State ging ervan uit dat deze criteria niet opging en volledig in strijd was met de grondwet. Sinds 01/07/20216 werden de normen om die reden aangepast.

Aanvankelijk was de witte kassa verplicht naar álle horecazaken vanaf het moment de omzet binnen restaurant- en cateringdiensten minstens al 10% van de totale omzet omvatte.

 

Jij hebt een witte kassa nodig…en nu…?

Een witte kassa met black box is de absolute noodzaak voor jouw horecaonderneming ? Dan moet jij vooreerst zich registreren bij de FOD financiën.

Startte jij na 1 juli 2016 ? Registreer dan jouw zaak voor het einde van de 2e maand, opvolgend de startdatum binnen jouw activiteiten. De activatie van jouw GKS moet ten laatste op het einde van de 3e maand gebeuren.

Startte jij op voor 01/07/2016? De deadlines zijn intussen verstreken : raadpleeg onze deskundige.

Hoe een Witte Kassa aankopen ?

Bestel zsm een GKS vanaf jouw registratie : jouw verdeler zal op zijn beurt alle GKS onderdelen registreren.

Daaropvolgend kan jij de registratie van jouw witte kassa volbrengen in jouw account, uw VAT-VSC Signing kaart oproepen : jouw witte kassa is zo goed als klaar naar gebruik.

Wat als jij geen witte kassa nodig hebt ?

Heb jij tijd terwijl nog geen witte kassa van doen ? Dan zijn er e volgende mogelijkheden :

  • jij concludeert alsnog met een Witte Kassa van start te gaan en maakt gelijktijdig gebruik van andere voordelen (zoals o.m. RZS-doelgroep verminderingen)
  • jij maakt nog geen gebruik van de Witte Kassa, maar hoe dan ook voorzie jij bij iedere transactie een btw bon

Omzet inschatten

Opgelet !

Wie nog niet van de Witte Kassa gebruik maakt, moet sowieso haar omzet jaarlijks analyseren.

In de hypothese jij op 31/12/2016 vaststelt dat jij de drempel van 25.000 euro overschreed, registreer jouw zaak dan uiterlijk op 28/02/2017 bij de FOD en koop een GKS aan.

In de hypothese jij op 31/12/2016 vaststelt dat jij de drempel van 25.000 euro overschreed, registreer jouw zaak dan uiterlijk op 28/02/2017 bij de FOD en koop een GKS aan.

Twijfel je nog ? Bel dan daarom op het nummer  03/779.62.15